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网络时代的电子预算

发布日期:2018-05-24 编辑整理:四川自考网 【字体:

预算是企业实施资金控制的重要手段,在激烈的市场竞争环境下,为获取竞争优势充分发挥企业财务预算的职能作用是管理科学的重要内容之一。然而,传统的预算主要是手工进行的,其缺点是工作量大,编制时间长,编制的内容不够全面。面对21世纪的网络、信息经济时代,企业惟有采用电子预算手段,才能适应财务管理发展的需要,才能不断提高企业的核心竞争力。电子预算管理及其实施效果往往标志着一家企业管理水平的高低。

一、电子预算的产生与发展

电子预算(E-budgeting)是由人工智慧结合企业组织规则发展起来的一种网络式预算编制方法,它将企业各方面局部的信息整合成具有完整框架的预算体系,从而使预算的编制更正确。更富效率。电子预算代表着企业竞争战略进入一个革命性的时代。它作为现代财务的一种应用工具,具有效率性、合理性、战略性的基本特征。

电子预算是传统财务预算的发展。在财务管理中,财务预算具有两方面的作用:(1)它作为市场经济条件下的计划管理方式,由企业内部各方协商确定并依照执行,能有效地解决产供销之间的矛盾。当企业销售面临异常波动时,预算控制系统能够提供各负其责、利益分享的处理办法,能及时协调各部门之间的计划偏差,促进其高效运行。目前,随着我国企业规模的扩大、企业内部例行事务增多,大量的费用控制和审批将成为困扰企业领导者的主要问题。而预算管理既可以合理控制费用的发生,又可以把企业的高层管理者从繁重的日常费用审批中解脱出来,集中精力做好经营决策和例外管理。(2)它是企业竞争战略有效落实的保证。竞争战略的实施需要借助于预算具体化,预算可以帮助企业内部各方面明确经营重点,集中有限的人力、物力、财力服务于企业的发展目标,但企业的发展战略往往是抽象的,需要以可操作的方式加以落实。而预算真正起到了这种“承上启下”的作用,从内容上讲,不仅包括销售和生产方面,还包括资本预算和人力资源预算;从时间上讲,不仅包括下期预算,还勾勒出未来计划期间的预算框架。相对于竞争战略而言,预算所包含的信息更为广泛、作用的空间更广阔,它是企业战略落到实处的必经之路。

电子预算是基于传统预算编制方法的不足而产生的。首先,从预算编制的流程来看,传统的财务预算不论是人工编制或用工作底稿来编,每个参与预算编制的工作人员都必须具备一定的财务知识,否则将会使预算编制工作增加困难,而且也难以形成一份有建设性意见的预算方案。其次,从财务部门的角度来看,当有关部门将预算编制出来之后,财务部门必须对这些预算工作底稿加以汇总、整理。由于各部门在预算编制过程中采用的手段和方法不尽相同,加之一些部门预算工作存在的滞后性,致使财务部门既要担负繁重的调整业务,还要不断催促有关部门提交预算报表,当某一数字需要调整时,其整个预算工作又将重新再算,这些问题的存在大大降低了整个预算编制的效率。由此可见,传统预算最大的缺点在于,预算编制者在预算编制过程中无法将历史资料加总、存取和及时运用,无法对企业现有资金进行整合,相互之间是孤立的,难以融合应用。而没有历史资料的交互融合,预算编制只能对资金进行交换分配,玩转换的游戏,而无实质意义,使得预算既冗长又乏味。

电子预算从便于企业其他职能部门和广大员工积极参与的角度出发,设置了一系列转换程序,即应用相同的标准,编制具有共同语言的预算,使不具有财务知识的人也能参与到预算的编制之中来。同时,电子预算系统依据不同编制者的需要,设置了不同的预算形态,使各个部门的预算编制既轻松又富有弹性,譬如,财务部门可以直接从系统中删减支出,并能立即获知影响情况,而不需要再透过跨部门的沟通找到该部门的主管,等该部门评估回应后方知结果如何,也不用再重新输入资料,重新核算。同时,电子预算不需要再从各个不同的预计表格中核算、删减,也不需要不断地储存资料,将预测基础统一等,这些繁琐的工作都不需要再做了,财务主管只需要考虑企业投入与产出、现金流入与流出等盈利情况能否与预算保持一致等的竞争战略问题。电子预算系统作为一种在线管理工具,不再受地点、场所的影响,可以随时上线运作,并使预算始终保持在最新的状态。可见,电子预算的最大价值是将预算转化为管理工具,彻底改变了企业财务人员的传统观念,使他们朝着战略性的财务管理方向发展。

二、电子预算的职能与作用

电子预算的职能与作用是相对于传统预算而言的,其职能与作用大体表现在如下几个方面:

(一)通过电子手段编制预算,使预算工作变得快速而简便

一个正确、有效的预算是企业科学管理不可或缺的重要方面。经营者希望在规定的期限内看到正确的预算,各个部门的管理人员希望了解自己在整个预算中的地位,了解自己对整个企业、以及对整个集团公司运作的影响,更希望能进一步通过模拟或假设一些环境,为未来作好准备。与传统预算编制相比,电子预算降低了编制预算时来回交涉的困难度和时间成本,而且通过在线编制预算,不需要工作底稿,也使得调整数字之类的单调的工作不复存在。它消除了过去可能发生的纸张与时间的浪费,取而代之的是各种不同的、且极富创意的编制技巧。

(二)网络技术下的电子预算,扩大了传统预算的范围

企业可以将整个集团公司作为系统,以扩大预算的规模,集团下属各分公司可以透过网络从全球各地进人系统编制预算,从而使预算编制的过程更具效率性。电子预算在以下三方面具有明显的效用:(1)降低企业的管理成本及难度;(2)提高员工的满意程度;(3)有助于培育和发展企业核心竞争力。在电子预算的配合下,财务管理将有关信息转化为竞争战略目标,使企业在获得上述三方面效用的同时,促进企业预算流程的合理化,使过去单调、繁琐的预算工作转化为一种充满乐趣的组织战略。

(三)电子预算与企业帐务系统联结,极大地提高了预算的编制效率。

一方面,它可以使任何一个参与预算编制的成员,调用过去已发生的历史性资料库数据,且还可以将预算编制者的任一假设对其预算的影响额显示出来,同时,在某一个层级或某一范围内,也能显示其对整体预算的影响。电子手段使企业预算及预测功能完全自动化,即不论何时何地,任一预算编制者均可以借助于网络路径与预测编制系统联结,处理与他们相关的预算编制工作。同时,在预算编制语言的辅助下,轻松地编制、更新、追踪与监控预算系统。

电子预算是网络时代企业理财的有效工具。现在很多企业已感受到预算的重要性,有的甚至与预算执行情况挂钩来计发绩效奖金。电子预算使所有的编制者在统一的规范下编制预算,并随时提供预算编制者决策所需的历史资料。电子预算帮助编制者制作不同形态的预算,例如物资采购预算、现金流量预算、人力资源预算等。最重要的是,电子预算促进了财务管理的发展,提高了战略管理的效率。使财务工作者更多地分析、掌握有关公司成长过程中的关键性问题,如怎样深入进行市场细分研究,以及如何把握价值链中的“战略环节”等。或者做一些跟踪性的研究,譬如,若对某项预算削减5%或10%的支出,对整体会有什么影响等。


三、电子预算的功能扩展

如上所述,网络技术下的电子预算,扩大了传统预算的范围。它除了传统的预算编制功能外,还积极地参与管理,帮助经营者进行物资采购、优化供应链,以及合理安排现金流量的管理等,而其中最显著的功能扩展则主要体现在如下两个方面。

(-)电子预算广泛应用于企业物质采购之中

电子预算在协助企业管理当局适时地进行物质采购等的管理中也具有积极的作用。从优化企业供应链的角度看,电子预算可以说是电子商务的最好缩影。借助于电子预算系统,供应链上的每一环节都能适时、确切地掌握客户所需产品的数量。譬如,在一个典型的供应链中,销售点(POS)有一个自动、精确的对存货状态进行永续更新(Continuous Replenishment,CR)的系统,即在货物被售出时利用POS终端,对它进行扫描,该货物的条形码就被输入系统,存货记录也随之被刷新了。如果对这种记录业务进行进一步拓展,还可以把信息传回中央办公室,在那里把其他销售点的信息结合起来,就能追踪各种货物的销售模式,并实现以日为单位而不是以周或季节为单位的订货。如果这个供应链进一步拓展,并允许采用销售者管理存货(VMI)系统(一种让供应商完全负责产品管理和向买者供货的方法),该系统能使供货商此如批发商海天很容易地对销售点的存货数据库进行访问,并推断出特定产品需要供应的数量,从而在没有订单的情况下就可以把商品直接发送到销售点。

如果该供应链再向前拓展,它能使制造业者的生产管理计算机系统对各个批发商要求订货的产品实行适时生产管理,并在要求的时间由运输管理系统按送货地点、品种、数量等准确无误地进行搭配组合,在预定的时间按时送达各个销售点。

电子预算系统也能适时向供应商发出订货的信息,相应地,有关未来现金流量的数量和时间也就成为确定不变的因素了。例如,VMI存贷管理方式对付款的要求是在指定地点收到货款时付款,而根据生产情况实施(Paid on Production,POP)的付款原则是:在实际产品从存货中被提出或被公司卖给消费者之前不对其进行任何支付,亦即在存货被使用或销售时付款,因而它是对VMI存货管理方式的进一步拓展。总之,借助于网络、信息技术的电子预算消除了生产经营活动中不确定性的同时,还使未来现金流动的数量与时间也随之得到了确定。

(二)电子预算使适时现金管理成为可能

市场竞争环境下的财务管理,必然会遇到诸如现金收入减少、季节性现金支出以及临时性现金短缺,需要以短期融资方式筹措现金或将有价证券加以变现等情况;也有可能遇到暂时产生大量现金收入,企业采取归还本息或进行短期投资的情况。在传统财务管理中,由于各种资金信息的传递不及时,对所发生的现金多余或短缺企业往往不知所措;有时因对这种短缺或多余的数量、发生时点和延续期间缺乏准确的把握,而导致资金的闲置浪费或不能满足需要。

电子预算使现金流量的适时管理成为可能,它能适时代化短期资金的运筹,降低资金筹集和使用成本,提高资金运营效益。电子预算使“零现金余额管理”成为可能。这是因为,通过电子预算企业能准确地预测未来现金流动的数量与时间。企业根据适时生产系统,采用由后向前的倒推方法,来全面安排和组织现金流动。譬如,企业可以首先预定使下一个月末的现金余额为零,然后以此为出发点,采用上述方法使每一天现金余额为零。由于现金流量和准确预测,使得企业能够清楚地了解下一个月内每天的经营活动现金流量,通过EFT(电子资金转账,即金融机构间价值的电子转移)可以确保经营活动现金流量按照预测的数量和时间到达预定收款单位或从该单位流出,据此,事先了解各单位每天的现金余缺情况。

为了提高现金的运用效率,企业首先应在公司或集团内部,通过调度方式调剂各内部单位的现金余缺,按照“未来每天现金余额为零”的原则确定调度的数量、时间与期限。如果通过公司内部的现金调度仍不能满足现金流出的需要,则需确定外部筹资或短期投资变现的数量、时点与期限。如果内部的现金调度使公司在充分运用现金资源的基础上还有多余,或者由于外部筹资的最低限额或期间而使某段时间内现金多余,则可确定短期投资的数量、时间和期限组合。总之,电子预算的应用使得现金管理也能实现由后向前的拉动式的流量安排,从而使每天的现金余额为零。当然,正如“零存货”并非真正地消除存货一样,零现金余额也并非真正地消除现金。然而,电子预算的应用的确能使公司把现金余额控制到预期的最佳水平之上。

四、小结

与传统的财务预算相比,电子预算具有十分明显的作用和意义。然而,我们也应当认识到,电子预算是一项十分复杂的工作,它除了企业本身需要投入人力、物力外,还需要借助于相关软件公司、专业顾问群、电脑信息厂商的协助。各企业在借鉴应用电子预算方法时,必须结合自身情况、量力而行。同时,对于已经采用电子预算的企业也需明确如下两个问题:(l)尽管电子预算所涉及的范围非常广,但其最终的控制者还必须由财务人员来担当。财务人员从最初的流程编制开始,不断追踪、监控直至最后预算编制工作完成。这表明,电子预算不仅没有削弱财务人员在企业管理中的重要地位与作用,反而促进了基于企业核心竞争力培育,增强战略管理功能的战略财务管理的发展。(2)为了确保电子预算的安全性,对于所有联结上线的作业需要系统地记录和提供完整备查的路径,以确保保密性的资料不被有关竞争对手或其他人员截获,并且确保财务人员掌握和控制整个预算的编制状况。

总之,电子预算通过将预算流程扩大至更多的使用者,密切了专群关系,使预算在财务专职部门编制的同时,有机会让一些非财务人员积极参与,充分吸收他们的意见,努力改进预算的编制及程序,使预算编制流程更加合理化。同时,电子预算促使企业的经理与员工,以及任何与预算相关的人员了解作业对预算的影响,加深了管理人员与员工的沟通,大大缩短了传统条件下预算编制的时间。此外,电子预算扩展了传统财务预算的功能,促进了战略财务管理的发展,为企业效益和效率的提高创造了前提和保证。可以预见,这种以网络为基础的电子预算必将成为企业制定竞争战略,获取竞争优势的最佳助手。
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