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会计信息流管理与风险规避

发布日期:2018-05-24 编辑整理:四川自考网 【字体:

目前,金融业尤其是银行在社会经济中扮演的角色越来越重要,银行的服务“触角”延伸到生活的每个角落。从内部运营和管理的角度看,银行的各项业务最终体现在会计信息上。在信息技术化程度不断加深,尤其是在金融电子化水平日益提高的经营环境中,如何深化管理成熟信息技术下的会计信息,如何有效规避成熟信息技术下的会计风险是一项重要课题。华夏银行顺应这种潮流,开发了新版综合业务系统,并制订下发了一系列的管理办法以规避业务系统风险和会计风险。

一、会计信息流管理是金融企业强化内部管理,提高核心竞争力的迫切需要

当代管理科学的发展赋予信息更深刻更广泛的含义,信息不仅仅是消息的同义词,而且已渗透到整个社会管理运动过程中。现代化管理已与信息融为一体,并形成一种特殊形态的信息运动形式,即管理系统信息流。在管理系统中始终贯穿着两种“流”,一是物流,二是信息流。物流是管理活动的原生运动,信息流是伴随着物流而产生的,它引导物流有规律地运动,以达到最优的状态。物流是系统内输入资源,对资源进行加工处理,使之在形态、性质方面发生变化而输出产品的过程。在对系统内资源加工改造,最终形成产品的过程中,产生的计划、文件、图纸、工艺设计等大量资料,形成了信息流。

对金融企业而言,物流可以理解为柜员接单受理各种结算业务,客户经理对服务对象进行资信调查、行业分析、产品分析,提供个人理财服务、个人贷款,在因特网上受理企业和个人的各项服务申请,而后在账务处理系统上登记账务,在贷款系统登记客户信息,在因特网上进行数据交换和有关账务处理,最终完成对客户的服务。信息流是依据客户资料和银行内部核算资料等原始会计信息,进行会计确认、计量、记录和报告,即提供金融产品服务过程中根据原生资料而产生的各种银行业务信息。在所有业务信息流中,会计信息可以说是一种最基础的信息源,几乎所提供的服务均体现在银行会计表内、外账务体系中。它是会计报表系统和各种统计系统的基础数据,它是企业发展战略和内部管理的决策依据,它是企业提高核心竞争力的基石。这对账务处理系统提出了更高的要求,金融企业几乎同时认识到这一点,不遗余力地更新账务核心系统的版本。华夏银行开发的新版综合业务系统,正是在原有的业务系统的基础上进行版本升级,并在全行推广使用,它具有友好的人机界面,根据业务种类设计了清晰易掌握的界面,在人机功能的设计方面,最大限度地减少手工操作。柜员只需据实录入审核后的客户信息资料,账务处理事项均由计算机自动处理,一些特殊事项如计提应收应付项目、定期存款到期自动转存、贷款利息计算等等,设计为由综合业务系统根据客户资料自动判断后按规定的会计处理方法自动处理。以综合业务系统为数据基础,设计MIS系统以及其他统计系统和管理系统。

华夏银行利用综合业务系统,做到全行会计处理方法统一,会计核算计量口径统一,编制会计报表、会计统计事项规则统一,使会计核算质量得到保证,有效控制和管理会计信息流,保证会计信息的真实性和合法性,抓住了会计管理的关键和企业内部管理的核心。

二、收集和记录会计信息流的重要载体是账务核心处理系统,其固定化形式使会计风险的重心发生变化

会计是以货币为主要计量单位,采用一定的方法对单位经济活动进行核算和监督的过程。会计核算要求,根据实际发生的经济业务事项进行会计核算,填制会计凭证、登记会计账簿,编制财务会计报告。在会计核算电算化前,所有填制会计凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告的核算过程,均通过手工记录、计算和计量,其会计风险存在于每一个核算环节,可能存在的风险诸如:涂改原始凭证和记账凭证,误用会计科目,记录有误,计算有误,计息积数计算有误,利息计算有误,汇总会计信息有误,通过预提应付利息等应收应付项目调整利润,人为粉饰会计报表等等。会计风险点和内控点无处不在,要求会计从业人员从接单审查原始凭证到登记账簿、汇总会计报表的账务处理流程、证账簿的钩稽关系有全面掌握,手工作业减低了工作效率,增加了劳动强度,也增加了会计监督和检查的难度,对会计风险的控制贯穿于会计核算的每个环节。

会计核算由手工作业、会计电算化发展到会计核算电算化程度不断加深的今天,人、机的分工也不断发生变化,由手工登记账务到计算机处理部分会计业务,发展到处理绝大部分甚至全部业务,会计风险点和内控点的重心发生了变化。华夏银行综合业务系统体现了这种变化。该系统实现了本外币一体化核算的目标,本外币均使用相同的操作界面,处理单位和个人的存、贷款业务,签发和解付银行汇票、本票和支票业务,办理发行和兑付国债、办理贴现和转贴现、银证转账、代收代付、全国通存通兑和全国电子汇兑。同时,还实现了大量计算机自动处理的功能,应付利息自动处理,定期存款按客户要求到期自动转存,自动计算计息积数,同城票据交换自动批量入账,企业协定存款和活期存款账户合一、分户计息、自动划转,全国通存通兑和电子汇兑资金日终自动清算等,几乎所有业务均可以在综合业务系统处理。柜员接单后,按规定审核要素,在计算机设计的规定页面,录入规定要素后,计算机自动登记会计总账和明细账,涉及表外事项的,同时自动登记表外账,按照提示将有关记账凭证放入打印机,自动打印会计凭证。综合业务系统在设计方面,最大限度减少手工操作,以一记多讫方式登记账务,充分考虑会计账、簿、表的功能模式及查询打印功能,由计算机按统一格式输出所有记账凭证、会计报表、开销户登记簿、重要空白凭证登记簿等按会计内控制度要求设立的登记簿。综合业务系统将会计处理流程格式固定化,柜员按规定录入要素后,账务处理自动化,会计凭证、账簿表打印自动化。

摆脱繁杂手工作业,与会计核算电子化程度加深相伴生的是会计风险点和内控点的重心转移。手工处理账务产生的风险有效降低,固化的账务处理流程提高核算质量,提高计算、记录、汇总和出表的准确性和真实性的同时,其会计风险出现新特点,一是要求计算机账务处理软件设计具有科学性和前瞻性、系统运行具有稳定性和可靠性、操作界面具有人性化和可操作性;二是柜员审单和录入时可能出现误操作或违规操作。如何适应金融电子化发展的要求,切实有效提高会计电算化水平,抓住内控点,规避会计风险,应是金融企业强化内部管理、审慎经营的题中之义。

三、强化会计信息流管理,深化内部控制,采取切实有效的措施规避风险

“控制的一般含义是指掌握被控制对象不使它任意活动或超出规定的范围,并通过调整系统的输入条件而影响系统的输出,使之符合管理的目的”。“现代意义上管理控制职能的含义强调以人为中心的管理,包括对组织内物质资源的管理,管理对象不同,所采用的方法和手段也不同”。对金融企业而言,会计内部控制是金融企业内部管理的重要组成部分,深化会计内部控制,强化会计信息流管理,采取相应措施规避风险,一是体现在会计账务核心系统的设计开发上;二是体现在对人的控制和管理上。

(一)账务核心处理系统的设计是强化会计信息流管理、规避风险的基础。

华夏银行综合业务系统为实现既定的管理目标,细化会计内控制度,会计岗位职责明确化,会计事项授权具体化,会计处理流程固定化,在开发系统时本着实用性、先进性和面向用户的原则,注重账务核心处理系统与现行制度和管理要求紧密联系,使系统目标明确、功能齐全、易于理解、便于掌握、运行可靠、工作高效。近年来,陆续修订的《会计法》和《金融企业会计制度》,对金融企业会计信息质量的要求越来越高,华夏银行在开发系统前充分考虑了金融行业的特点和金融企业会计的特点,提出了符合行业特点和专业特点、具有先进性和实用性的业务需求。1. 采取柜员形式处理各项业务,能够满足综合柜员和非综合柜员的劳动组合形式。2. 外币存贷款利率已经放开,利率市场化进程加快,在系统中将外币存贷款利率设计成开放式,由柜员受理业务时,根据实际利率录入资料,对于人民币业务的存贷款利率设计成半开放式,柜员业务处理终端的利率为不可调整的,但分中心是可调整的。3. 一些结算业务、计提定期存款应付利息、结息日的利息结计、利息积数计算等大部分业务的会计处理设计为封闭式。因此,系统既体现了很强的实用性,又由于大部分会计业务处理封闭式运行降低了一些会计处理环节的风险。

(二)加强事前监督、事中监督和事后监督是强化会计信息流管理,规避风险的有效途径。

对柜员处理的会计业务加强事前监督、事中监督和事后监督必须制度先行,分清事权,明确岗位职责,强化内部制衡机制。首先,华夏银行编制了《综合业务系统操作手册》,明确规定了用户守则和使用规定,并制订综合业务系统会计核算管理有关规定明确业务岗位职责,按会计内控管理要求设置三级操作柜员。1. 业务主管级,办理授权业务、重要凭证领入及柜员领用、查询业务。2. 柜员级,办理日常会计核算业务。3. 事中监督员级,办理电子汇兑复核及会计事中监督业务。其次,明确业务处理系统的授权事项,以会计内控为基点,细化会计业务授权的范围和内容,细分授权人级别并明确授权权限,同时规定事后对授权检查和监督的细则。再次,明确会计事中监督的内容,对会计柜员当日录入的会计业务实行实时监督。最后,为保证会计活动安全运行,对柜员实行身份认证管理,柜员必须在规定的业务处理范围内,使用综合业务系统办理业务,不能越权办理业务。

通过采取强化事前监督、事中监督和事后监督的一系列措施,实现强化会计信息流管理,深化内部控制,规避会计风险的目标。
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